Ementa
Revoga o Ato nº 03-2015-CGDPMT e institui regras sobre a organização administrativa mínima obrigatória nos Núcleos da Defensoria Pública.
Palavras-Chaves
Organização, organização administrativa, núcleos da defensoria.
Normativas Relacionadas
Revoga o Ato nº 03/2015/CGDP-MT e institui regras sobre a organização administrativa mínima obrigatória nos Núcleos da Defensoria Pública.
CONSIDERANDO o elevado número de pessoas atendidas pelas Defensoras e Defensores Públicos e a necessidade de um correto gerenciamento e armazenamento de documentos, informações e procedimentos dos usuários do sistema de proteção administrativo-judicial fornecido pela Defensoria Pública e com o objetivo de minimizar riscos gerenciais passíveis de apuração administrativo correcional;
CONSIDERANDO a mudança do cenário mundial diante da pandemia do COVID-19 (Coronavírus) que impôs a virtualização das atividades, antes desenvolvidas exclusivamente de forma presencial, por meio de ferramentas que serão utilizadas permanentemente pela Instituição;
CONSIDERANDO a necessidade de evitar o armazenamento de documentos que possam ser encontrados em sistema informatizado, interno ou de controle próprio, primando pelo princípio da economicidade e eficiência;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 8.159/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 12.682/2012 que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.709/2018 que dispõe sobre a Lei Geral de Proteção de Dados;
CONSIDERANDO o Decreto nº 511/2020 que estabelece diretrizes e define procedimentos para a produção, gestão, preservação e acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, e dá outras providências;
CONSIDERANDO o Decreto nº 10.278/2020 que alterou a Lei nº 12.6828/2012 e a Lei nº 3.874/2019 a fim de regulamentar normas para que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais que os originais em papéis;
CONSIDERANDO a Resolução nº 130/2020/CSDP que fixou a sistemática de distribuição dos processos eletrônicos do Tribunal de Justiça de primeira e segunda instância (PJE-MT) no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso;
CONSIDERANDO a Resolução nº 117/2019-CSDP que alterou a Resolução nº 89/2017-CSDP e fixou percentual mínimo de atendimento em unidades prisionais e socioeducativas;
CONSIDERANDO a implementação do sistema SOLAR na Defensoria Pública com sua disponibilização em todas as unidades;
CONSIDERANDO as disposições do artigo 28, §3º, I e IV da Lei Complementar Estadual nº 146/2003;
CONSIDERANDO as disposições do artigo 26, I e XIV da Lei Complementar Estadual nº 146/2003;
Resolve
Art. 1º. A Coordenação dos Núcleos da Defensoria Pública de Mato Grosso, bem como às Defensoras e Defensores Públicos deverão zelar pela organização e manutenção administrativa descritas neste ato.
§ 1º. Incumbe a Coordenadora ou Coordenador do Núcleo promover o monitoramento e fiscalização da organização administrativa do núcleo, zelando por sua ordem e regularidade.
§ 2º. Incumbe a cada Defensora e Defensor Público promover o monitoramento e fiscalização da organização administrativa relativa ao seu órgão de atuação.
Art. 2º. A organização administrativa que trata este Ato deve ser realizada por meio eletrônico, com a utilização dos sistemas institucionais de protocolo e de atendimento.
Art. 3º - São controles eletrônicos obrigatórios mínimos que deverão ser mantidos, exclusivamente, na Coordenação dos Núcleos da Defensoria Pública:
- distribuição de processos;
- substituições e cumulações realizadas no Núcleo.
§ 1º - O controle especificado no inciso I é obrigatório somente nos Núcleos onde a distribuição de processos oriundos do Poder Judiciário é efetuada pela Coordenação do Núcleo e deverá conter, no mínimo, os seguintes dados:
- data da entrada do processo na caixa de entrada da Coordenação do Núcleo;
- data da distribuição do processo à Defensoras ou Defensor Público;
- nome da Defensora ou Defensor Público.
§ 2º - O controle previsto no inciso II deve abranger, no mínimo, os seguintes dados:
- datas de início e término;
- datas de início e término;
- nomes da Defensora ou Defensor Público substituto/designado para a cumulação.
Art. 4º. São controles obrigatórios mínimos que deverão ser mantidos exclusivamente pelas Defensoras e Defensores Públicos enquanto no exercício da atividade-fim em seu órgão de atuação ou cumulação, os de:
- registro de atendimento ao público presencial e/ou virtual;
- entrada de processos;
- presos ou menores internados sob a sua responsabilidade.
§ 1º - O controle determinado no inciso I deverá ser realizado junto ao sistema SOLAR, ficando facultado, até a obrigatoriedade do uso do mesmo, a utilização de sistema eletrônico para o controle, e deve abranger, no mínimo, os seguintes dados:
- data do atendimento;
- nome completo da pessoa atendida;
- telefone de contato;
- providências adotadas.
§ 2º - O controle previsto no inciso II deve abranger, no mínimo, os seguintes dados:
- numeração única;
- data do recebimento ou da expedição.
§ 3º - O inciso III é aplicável somente aos Membros que atuam na área criminal ou infância e juventude (ato infracional), para fins de fiscalização do cumprimento da Resolução nº 89/2017-CSDP, e deve abranger, no mínimo, os seguintes dados:
- data da prisão;
- nome do preso/menor internado;
- processo que originou a prisão.
Art. 5º. Os ofícios recebidos e encaminhados e demais comunicações administrativas deverão ser inseridas no sistema SOLAR, bem como as respostas e diligências correspondentes. Parágrafo Único. Os requerimentos, solicitações e comunicações administrativas internas deverão ser tramitados exclusivamente por meio do sistema de protocolo eletrônico institucional (COPLAN).
Art. 6º. Quando houver alteração da lotação funcional, a Defensora e Defensor Público deverá disponibilizar à Coordenadora ou Coordenador do Núcleo o acesso e propriedade dos controles realizados.
§ 1º. A Coordenadora ou Coordenador do Núcleo, após receber os arquivos dos controles realizados, disponibilizará ao Membro que assumiu o órgão de atuação.
§ 2º - Inexistindo Coordenação no Núcleo, os arquivos/controles obrigatórios devem ser compartilhados com a Corregedoria-Geral, a quem competirá a tutela até ulterior lotação/designação de responsável pelo órgão de atuação.
Art. 7º. O presente ato aplica-se a todas cumulações realizadas nos moldes da Portaria nº 0156/2020/DPG.
Art. 8º. Todos as formas de controle administrativo descritos neste ato deverão ser mantidos pelo prazo mínimo de 05 (cinco) anos. Parágrafo Único. Os livros e pastas obrigatórias existentes até o início da vigência deste ato deverão ser armazenados pelo prazo descrito no caput.
Art. 9º. Quando não utilizado o sistema SOLAR para controle administrativo, sugere-se o armazenamento dos arquivos em nuvem (“Cloud”) vinculado ao e-mail funcional (“Drive”), cuja instalação e demais orientações ficarão a cargo da Coordenadoria de Tecnologia e Informação.
Art. 10. Este ato revoga o Ato nº 03/2015/CGDP e demais disposições em contrário.
Art. 11. Este ato entrará em vigor na data da sua publicação.
Carlos Eduardo Roika Junior
Corregedor-Geral
