Ementa

Revoga o Ato nº 03-2015-CGDPMT e institui regras sobre a organização administrativa mínima obrigatória nos Núcleos da Defensoria Pública.

Palavras-Chaves

Organização, organização administrativa, núcleos da defensoria.

Data da Publicação

Normativas Relacionadas

Ato nº 03/2023/CGDP/MT

 

Revoga o Ato nº 03/2015/CGDP-MT e institui regras sobre a organização administrativa mínima obrigatória nos Núcleos da Defensoria Pública.

 

CONSIDERANDO o elevado número de pessoas atendidas pelas Defensoras e Defensores Públicos e a necessidade de um correto gerenciamento e armazenamento de documentos, informações e procedimentos dos usuários do sistema de proteção administrativo-judicial fornecido pela Defensoria Pública e com o objetivo de minimizar riscos gerenciais passíveis de apuração administrativo correcional;

 

CONSIDERANDO a mudança do cenário mundial diante da pandemia do COVID-19 (Coronavírus) que impôs a virtualização das atividades, antes desenvolvidas exclusivamente de forma presencial, por meio de ferramentas que serão utilizadas permanentemente pela Instituição;

 

CONSIDERANDO a necessidade de evitar o armazenamento de documentos que possam ser encontrados em sistema informatizado, interno ou de controle próprio, primando pelo princípio da economicidade e eficiência;

 

CONSIDERANDO a Lei Federal nº 8.159/1991 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências;

 

CONSIDERANDO a Lei Federal nº 12.682/2012 que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;

 

CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.709/2018 que dispõe sobre a Lei Geral de Proteção de Dados;

 

CONSIDERANDO o Decreto nº 511/2020 que estabelece diretrizes e define procedimentos para a produção, gestão, preservação e acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais no âmbito do Poder Executivo do Estado de Mato Grosso, e dá outras providências;

 

CONSIDERANDO o Decreto nº 10.278/2020 que alterou a Lei nº 12.6828/2012 e a Lei nº 3.874/2019 a fim de regulamentar normas para que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais que os originais em papéis;

 

CONSIDERANDO a Resolução nº 130/2020/CSDP que fixou a sistemática de distribuição dos processos eletrônicos do Tribunal de Justiça de primeira e segunda instância (PJE-MT) no âmbito da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso;

 

CONSIDERANDO a Resolução nº 117/2019-CSDP que alterou a Resolução nº 89/2017-CSDP e fixou percentual mínimo de atendimento em unidades prisionais e socioeducativas;

 

CONSIDERANDO a implementação do sistema SOLAR na Defensoria Pública com sua disponibilização em todas as unidades;

 

CONSIDERANDO as disposições do artigo 28, §3º, I e IV da Lei Complementar Estadual nº 146/2003;

 

CONSIDERANDO as disposições do artigo 26, I e XIV da Lei Complementar Estadual nº 146/2003;

 

RESOLVE:

 

Art. 1º. A Coordenação dos Núcleos da Defensoria Pública de Mato Grosso, bem como às Defensoras e Defensores Públicos deverão zelar pela organização e manutenção administrativa descritas neste ato.

§ 1º. Incumbe a Coordenadora ou Coordenador do Núcleo promover o monitoramento e fiscalização da organização administrativa do núcleo, zelando por sua ordem e regularidade.

§ 2º. Incumbe a cada Defensora e Defensor Público promover o monitoramento e fiscalização da organização administrativa relativa ao seu órgão de atuação.

 

Art. 2º. A organização administrativa que trata este Ato deve ser realizada por meio eletrônico, com a utilização dos sistemas institucionais de protocolo e de atendimento.

 

Art. 3º - São controles eletrônicos obrigatórios mínimos que deverão ser mantidos, exclusivamente, na Coordenação dos Núcleos da Defensoria Pública:

I – distribuição de processos;

II – substituições e cumulações realizadas no Núcleo.

§ 1º - O controle especificado no inciso I é obrigatório somente nos Núcleos onde a distribuição de processos oriundos do Poder Judiciário é efetuada pela Coordenação do Núcleo e deverá conter, no mínimo, os seguintes dados:

a) data da entrada do processo na caixa de entrada da Coordenação do Núcleo;

b) data da distribuição do processo à Defensoras ou Defensor Público;

c) nome da Defensora ou Defensor Público.

§ 2º - O controle previsto no inciso II deve abranger, no mínimo, os seguintes dados:

a) datas de início e término;

b) órgão de atuação substituído/em cumulação;

c) nomes da Defensora ou Defensor Público substituto/designado para a cumulação.

 

Art. 4º. São controles obrigatórios mínimos que deverão ser mantidos exclusivamente pelas Defensoras e Defensores Públicos enquanto no exercício da atividade-fim em seu órgão de atuação ou cumulação, os de:

I – registro de atendimento ao público presencial e/ou virtual;

II – entrada de processos;

III – presos ou menores internados sob a sua responsabilidade.

§ 1º - O controle determinado no inciso I deverá ser realizado junto ao sistema SOLAR, ficando facultado, até a obrigatoriedade do uso do mesmo, a utilização de sistema eletrônico para o controle, e deve abranger, no mínimo, os seguintes dados:

a) data do atendimento;

b) nome completo da pessoa atendida;

c) telefone de contato;

d) providências adotadas.

§ 2º - O controle previsto no inciso II deve abranger, no mínimo, os seguintes dados:

a) numeração única;

b) data do recebimento ou da expedição.

§ 3º - O inciso III é aplicável somente aos Membros que atuam na área criminal ou infância e juventude (ato infracional), para fins de fiscalização do cumprimento da Resolução nº 89/2017-CSDP, e deve abranger, no mínimo, os seguintes dados:

a) data da prisão;

b) nome do preso/menor internado;

c) processo que originou a prisão.

 

Art. 5º. Os ofícios recebidos e encaminhados e demais comunicações administrativas deverão ser inseridas no sistema SOLAR, bem como as respostas e diligências correspondentes.

Parágrafo Único. Os requerimentos, solicitações e comunicações administrativas internas deverão ser tramitados exclusivamente por meio do sistema de protocolo eletrônico institucional (COPLAN).

 

Art. 6º. Quando houver alteração da lotação funcional, a Defensora e Defensor Público deverá disponibilizar à Coordenadora ou Coordenador do Núcleo o acesso e propriedade dos controles realizados.

§ 1º. A Coordenadora ou Coordenador do Núcleo, após receber os arquivos dos controles realizados, disponibilizará ao Membro que assumiu o órgão de atuação.

§ 2º - Inexistindo Coordenação no Núcleo, os arquivos/controles obrigatórios devem ser compartilhados com a Corregedoria-Geral, a quem competirá a tutela até ulterior lotação/designação de responsável pelo órgão de atuação.

 

Art. 7º. O presente ato aplica-se a todas cumulações realizadas nos moldes da Portaria nº 0156/2020/DPG.

 

Art. 8º. Todos as formas de controle administrativo descritos neste ato deverão ser mantidos pelo prazo mínimo de 05 (cinco) anos.

Parágrafo Único. Os livros e pastas obrigatórias existentes até o início da vigência deste ato deverão ser armazenados pelo prazo descrito no caput.

 

Art. 9º. Quando não utilizado o sistema SOLAR para controle administrativo, sugere-se o armazenamento dos arquivos em nuvem (“Cloud”) vinculado ao e-mail funcional (“Drive”), cuja instalação e demais orientações ficarão a cargo da Coordenadoria de Tecnologia e Informação.

 

Art. 10.  Este ato revoga o Ato nº 03/2015/CGDP e demais disposições em contrário.

 

Art. 11. Este ato entrará em vigor na data da sua publicação.

 

 

 

 

 

 

Carlos Eduardo Roika Junior

Corregedor-Geral